Présentation du projet

L’objectif du projet était de doter les entreprises d’une solution d’archivage intégrée, sécurisée et conforme aux meilleures pratiques archivistiques, afin de garantir une gestion efficace, durable et sécurisée de l’information.

Cette démarche s’est accompagnée d’une reprise complète, structurée et normalisée des fonds documentaires existants, incluant des archives physiques initialement stockées dans dix (10) conteneurs de quarante pieds dès 2018. L’ensemble des documents a été organisé selon des standards archivistiques reconnus, assurant leur traçabilité et leur pérennité.

Mise en place d’un service d’archivage autonome

Afin d’assurer la pérennité du dispositif, une équipe d’archivistes dédiée a été constituée et formée aux outils, méthodes et normes archivistiques. Cette organisation a permis la mise en place d’un service d’archivage autonome, aujourd’hui pleinement opérationnel et capable de répondre efficacement aux besoins métiers des entreprises.

Dématérialisation des processus métiers

Dans la continuité de cette démarche, plusieurs projets de dématérialisation des processus métiers sont déployés au sein d’AGL et de Conakry Terminal. Ces projets reposent sur des plateformes collaboratives couvrant notamment :

• la gestion des achats ;
• la gestion des courriers ;
• le traitement et le paiement des factures fournisseurs ;
• la gestion des contrats ;
• la gestion des ressources humaines (RH).

Ces plateformes sont développées sous forme de workflows collaboratifs, permettant aux différents acteurs et départements d’interagir en temps réel, tout en intégrant des fonctionnalités avancées de suivi et d’évaluation des processus. Elles sont également interfacées avec les solutions comptables du groupe, garantissant la cohérence, la fiabilité et l’unicité des données.

Un socle documentaire centralisé et sécurisé

À l’issue de chaque processus métier, l’ensemble des documents produits ou reçus est automatiquement versé dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED), assurant la capitalisation, la traçabilité et la sécurisation de l’information.

La GED constitue le socle documentaire transverse de l’ensemble des plateformes. Elle s’appuie sur un plan de classement structuré, une indexation automatique des documents à partir de métadonnées métiers, ainsi que sur des règles de gestion documentaire et de droits d’accès, garantissant la sécurité, la conformité réglementaire et la pérennité du patrimoine documentaire.